Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet voran und betrifft auch die Rechnungsstellung. In Deutschland gewinnt die elektronische Rechnung (E-Rechnung) zunehmend an Bedeutung, insbesondere in Form der xRechnung.Doch was bedeutet das für Unternehmen? Welche Fristen und Änderungen stehen bevor? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über die aktuelle Gesetzeslage und den Fahrplan zur Einführung der E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung oder xRechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Sie enthält strukturierte Daten in einem maschinenlesbaren Format, wodurch sie automatisiert verarbeitet werden kann. Die xRechnung ist die deutsche Variante der E-Rechnung und basiert auf dem europäischen Standard EN 16931.
Vorteile der E-Rechnung für Ihr Unternehmen
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Effizienzsteigerung: Manuelle Prozesse wie das Ausdrucken, Versenden und manuelle Erfassen von Rechnungen entfallen. Das spart Zeit und Ressourcen.
- Kostenreduktion: Durch den Wegfall von Papier, Druckkosten und Porto können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden.
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Die automatisierte Verarbeitung beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess und führt zu einer schnelleren Begleichung offener Posten.
- Verbesserte Datenqualität: Das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe wird minimiert.
- Umweltfreundlichkeit: Die E-Rechnung trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und schont somit die Umwelt.
Fahrplan zur Einführung der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Fristen und Änderungen:
| Jahr | Papierrechnung | E-Rechnung gemäß EN 16931 (ZUGFeRD, XRechnung) | Andere elektronische Rechnungsformate (Bsp. PDF-Rechnung per E-Mail) | EDI-Format |
| 2025 | Zulässig | Annahmepflicht | Zulässig (bei Zustimmung) | Zulässig (bei Zustimmung) |
| 2026 | Zulässig | Annahmepflicht | Zulässig (bei Zustimmung) | Zulässig (bei Zustimmung) |
| 2027 | Nur zulässig, wenn Umsatz des Kreditors < 800 T€ im Vorjahr | Annahmepflicht | Nur zulässig, wenn Umsatz des Kreditors < 800 T€ im Vorjahr | Zulässig (bei Zustimmung) |
| 2028 | Nicht zulässig | Annahmepflicht | Nicht zulässig | Nur zulässig, wenn Datenbereitstellung im CEN-Format erfolgt |
Wichtige Erkenntnisse:
- Ab 2025: Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.
- Ab 2027: Papierrechnungen sind nur noch für Unternehmen mit einem Umsatz von unter 800.000 € im Vorjahr zulässig.
- Ab 2028: Papierrechnungen sind generell nicht mehr zulässig.
Fazit
Die E-Rechnung ist die Zukunft der Rechnungsstellung. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen und Möglichkeiten der E-Rechnung auseinandersetzen, um von den Vorteilen zu profitieren und rechtzeitig auf die kommenden Änderungen vorbereitet zu sein.
Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel basieren auf dem aktuellen Stand (Juni 2024). Da sich gesetzliche Regelungen ändern können, empfehlen wir Ihnen, sich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen zu informieren.