Exchange On-Premises vs. Exchange Online (Microsoft 365) – was lohnt sich für 100 Nutzer?

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Viele mittelständische Unternehmen stehen heute vor der gleichen Frage:
Sollen wir unsere E-Mails und Kalender weiterhin mit einem eigenen Exchange-Server betreiben, oder lohnt sich der Wechsel in die Cloud zu Microsoft 365 Exchange Online?

Gerade bei einer Mitarbeiterzahl von rund 100 Nutzern ist diese Entscheidung wichtig – denn sie betrifft nicht nur die IT, sondern auch Kosten, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

In diesem Beitrag erklären wir die Unterschiede einfach und verständlich, zeigen die Kosten im Vergleich und geben eine klare Einschätzung.

1. Was ist Exchange eigentlich?

Microsoft Exchange ist eine Lösung für E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Exchange zu betreiben:

1. Exchange On-Premises
   • „On-Premises“ bedeutet: der Server steht im eigenen Haus oder Rechenzentrum.
   • Das Unternehmen kauft die Hardware (z. B. einen Server), installiert Exchange und betreibt alles selbst.
   • Alle Daten liegen auf den eigenen Festplatten.
2. Exchange Online (Microsoft 365)
   • Hierbei mietet man die Exchange-Dienste als Cloud-Lösung von Microsoft.
   • Die Server stehen in hochsicheren Microsoft-Rechenzentren (z. B. in Frankfurt oder Amsterdam).
   • Man zahlt monatlich pro Nutzer und erhält dafür Postfächer, die immer aktuell, sicher und verfügbar sind.

2. Infrastruktur – wo stehen die Server?

• On-Premises:
  Man muss Server kaufen, in einem Serverraum betreiben, für Strom und Kühlung sorgen und regelmäßig Updates einspielen.
  Beispiel: Ein 19-Zoll-Rack im Keller, mit Klimaanlage, USV (Strom-Notfallversorgung) und Backups.
• Exchange Online:
  Microsoft stellt die Server bereit – verteilt auf mehrere Rechenzentren in Europa.
  Das Unternehmen benötigt lediglich eine gute Internetverbindung.

👉 Für den Mittelstand bedeutet das: On-Premises = eigene Verantwortung, Online = alles bei Microsoft.

3. Kostenvergleich – was kostet es wirklich?

Gerade hier gibt es große Unterschiede.

On-Premises

• Server-Hardware: 15.000–25.000 € (inkl. Ersatzteile, Speicher, Redundanz).
• Lizenzen: Exchange-Server, Windows Server und sogenannte CALs (Client Access Licenses) für 100 Nutzer. Das summiert sich schnell auf 20.000–30.000 €.
• Betriebskosten: Strom, Kühlung, Wartung, Backups.
• IT-Personal: Man braucht mindestens einen Administrator (intern oder extern).

➡️ Über 3 Jahre: ca. 70.000–100.000 €.

Exchange Online

• Lizenz pro Nutzer/Monat:
  • Plan 1: ca. 3,90 € (Basisfunktionen).
  • Plan 2: ca. 7,50 € (größere Postfächer, Archivierung, Compliance).
• Für 100 Nutzer ergibt das:
  • Plan 1 → ca. 14.000 € in 3 Jahren.
  • Plan 2 → ca. 27.000 € in 3 Jahren.
• Betriebskosten: praktisch null – keine Server, kein Strom, keine Hardware.
• IT-Personal: nur für Administration und Support.

➡️ Über 3 Jahre: ca. 20.000–40.000 €.

👉 Das ist also deutlich günstiger als On-Premises.

4. Verfügbarkeit – was passiert, wenn etwas ausfällt?

• On-Premises:
  Fällt der Server oder die Internetleitung aus, steht die E-Mail für alle still.
  Um sich zu schützen, muss man teure Redundanzen aufbauen (z. B. zweiten Server, Cluster, Backup-Mailserver).
• Exchange Online:
  Microsoft betreibt weltweit verteilte Rechenzentren. Fällt ein Server aus, übernimmt automatisch ein anderer.
  Garantierte Verfügbarkeit: 99,9 % (SLA).

👉 Für 100 Nutzer ist die Cloud-Lösung deutlich zuverlässiger.

5. Sicherheit & Datenschutz

• On-Premises:
  • Das Unternehmen ist selbst für Virenschutz, Firewalls, Updates und Backups zuständig.
  • DSGVO-konforme Speicherung ist möglich, aber aufwendig.
  • Ohne regelmäßige Wartung steigt das Risiko von Hackerangriffen.
• Exchange Online:
  • Microsoft kümmert sich um Updates, Patches und Grundsicherheit.
  • Features wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Spamfilter und Defender for Office 365 sind integriert.
  • Daten liegen in europäischen Rechenzentren und Microsoft erfüllt alle gängigen Sicherheitszertifikate (ISO 27001, GDPR).

👉 Für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet das: Mehr Sicherheit mit weniger Aufwand.

6. Updates & Funktionen

• On-Premises:
  • Updates müssen manuell installiert werden.
  • Alle paar Jahre steht eine große Migration auf eine neue Exchange-Version an – das kostet Zeit und Geld.
• Exchange Online:
  • Läuft immer auf der neuesten Version.
  • Updates erfolgen automatisch, ohne Zusatzkosten.
  • Neue Features (z. B. bessere Teams-Integration) sind sofort verfügbar.

👉 Wer online ist, arbeitet immer mit der aktuellen Technologie.

7. Skalierbarkeit – mitwachsen ohne Probleme

• On-Premises:
  Wenn das Unternehmen wächst, braucht man neue Hardware. Das dauert und kostet viel Geld.
• Exchange Online:
  Einfach Lizenz dazubuchen – der neue Mitarbeiter hat in wenigen Minuten ein Postfach.

👉 Besonders praktisch für Firmen, die wachsen oder flexibel bleiben wollen.

8. Vergleichstabelle (3 Jahre, 100 Nutzer)

9. Fazit – welche Lösung ist besser?

Für die meisten Unternehmen mit 100 Mitarbeitern ist die Antwort klar:
👉 Exchange Online ist günstiger, sicherer, zuverlässiger und einfacher zu betreiben.

On-Premises lohnt sich nur noch, wenn:

• gesetzliche Vorgaben eine ausschließliche lokale Speicherung der Daten verlangen,
• oder man eine Hybrid-Lösung benötigt (z. B. weil noch alte Systeme angebunden sind).

Für alle anderen Unternehmen ist der Umstieg in die Cloud die beste Wahl für die Zukunft.

✨ Tipp für Entscheider:
Wenn Sie heute noch einen Exchange-Server im Keller betreiben, sollten Sie spätestens jetzt die Kosten gegenrechnen.
In den allermeisten Fällen sparen Sie durch den Umstieg in die Cloud nicht nur Geld, sondern entlasten auch Ihre IT-Abteilung erheblich.